September 17, 2019
NEXUS – eCommerce einfach verbuchen

NEXUS – eCommerce einfach verbuchen


Das ist Paulchen. Er gestaltet T-Shirts mit witzigen Sprüchen und verkauft sie im Internet. Anfangs hat er das nur über seinen eigenen Online-Shop gemacht. Aber inzwischen ist eine ganze Reihe an
Anbietern dazugekommen wie eBay, amazon oder Rakuten. Jetzt ist er ein “Powerseller”, das
bedeutet: Er verkauft mächtig viele Waren im
Internet und verschickt sie in die ganze Welt. Um nicht jedes T-Shirt einzeln ins Internet setzen zu müssen, nutzt Paulchen ein Multi-Channel-Selling-
System, das den Handel im Internet einfacher macht. Afterbuy oder Plentymarkets sind zum
Beispiel solche Systeme. Möchte er ein T-Shirt anbieten, muss er die Details und das Foto davon nur noch einmal bereitstellen und das Angebot erscheint wie von Zauberhand auf mehreren Handels-Portalen und in seinem eigenen Online-Shop. Seine Rechnungen kann er mit diesen
Anwendungen auch gleich schreiben und ausdrucken. Am Monatsende geht Paulchen mit
seinen Ordnern voller Rechnungen und Kontoauszügen zu seinem Steuerberater
Fritz und überlässt ihm die Buchführung. Die von Fritz erstellte Buchhaltung
entspricht den gesetzlichen Anforderungen der GoB, den Grundsätzen
ordnungsmäßiger Buchführung. Wie sieht so eine Buchführung aus? Wir sehen es anhand dieser Waage. Ein Online-Verkauf besteht immer aus zwei Buchungen. Eine für die Zahlung und eine für die
Rechnung. Wenn der Rechnung auf der einen Seite
eine Zahlung auf der anderen Seite zugeordnet werden kann,… spricht man von einer “Offene Posten-Buchhaltung”, kurz: einer OP-Buchhaltung. Rechnung und Zahlung müssen sich gegenseitig aufheben. Dann ist der offene Posten ausgeglichen, d.h.: Die Rechnung ist bezahlt. Fritz nimmt diese Zuordnungen für
Paulchen vor. Die Waage ist nach jedem entdeckten
Geschäftsvorfall ausgeglichen. Fritz benötigt dafür mehrere Tage. Schließlich hat Paulchen in diesem
Monat über 2000 T-Shirts im Web verkauft. Paulchen kann einer möglichen
Prüfung durch das Finanzamt gelassen entgegensehen. Doch als er die Rechnung mit dem Honorar
für die erbrachte Leistung des Steuerberaters erhält, ist es mit der Entspannung wieder vorbei. Diesen Betrag soll er monatlich für die Buchhaltung ausgeben? Paulchen sucht nach Möglichkeiten, den Vorgang einfacher zu gestalten. Er entdeckt die Exportfunktionen in seiner
zentralen Verkaufsplattform Nun kann er die Rechnungen im
gebräuchlichen DATEV-Format ganz einfach an Fritz übergeben. Paulchen erhofft sich, die Lösung
gefunden zu haben. Doch auch in diesem Fall, erklärt ihm Fritz, muss nun all diesen Rechungsbuchungen jeweils ein Zahlungseingang, z.B. von PayPal oder amazon, zugeordnet werden. Die Waage neigt sich mit den ganzen
Rechnungen zunächst nach links. Stück für Stück ordnet Fritz
mühselig die Zahlungseingänge den Rechnungen zu. Anschließend sind noch die Gebühren
von PayPal und amazon zu verbuchen. Dann ist die Waage wieder ausbalanciert. Der Vorgang ist nun teilautomatisch, dauert aber immer noch viel zu lang. Paulchen sind die Kosten für die
Buchhaltung wieder zu hoch. Er macht Fritz einen Vorschlag: Er soll per Datev-Schnittstelle einfach
alle Rechnungsbuchungen einlesen und auf ein einziges Konto verbuchen. Anschließend sollen alle
Zahlungseingänge in einer Summe auch auf ein einziges Konto gebucht werden. Die Zuordnung der Rechnung zur Zahlung
soll er sich sparen. Die Differenz zwischen Rechnungen und
Zahlungen muss ja zwangsläufig den von PayPal und amazon erhobenen Gebühren
entsprechen. Fertig ist die Buchhaltung. Das wäre die günstigste Methode. Fritz entgegnet aber:
“So nicht!” Was ist, wenn jemand gar nicht bezahlt
hat oder zu viel überwiesen hat? Ist vielleicht bei der Umrechnung von
Dollar in Euro etwas schiefgegangen? Und überhaupt: Wie soll Paulchen die amazon- und
PayPal-Abrechnungen kontrollieren können? Fragen über Fragen… Paulchen braucht eine ordentliche,
aussagekräftige Buchhaltung. Schließlich baut er darauf seine
Kalkulation auf. Außerdem wäre das Finanzamt bei der
nächsten Betriebsprüfung gar nicht begeistert. Das Einbuchen der Zahlungen in einer
Summe ist nach der GoB unzulässig. Paulchen bemerkt, dass das alles
komplizierter ist, als er dachte. “Ja, gibt’s denn keine Möglichkeit, das
alles zu vereinfachen?!” wendet sich Paulchen an Fritz. Doch! Dafür gibt es eine Lösung: NEXUS NEXUS ist ein Hochleistungs-Datenkonverter, der zunächst die Rechnungsdaten aus der zentralen Verkaufsplattform
einliest und daraus entsprechende Buchungen erstellt Anschließend werden
auch PayPal-Kontoauszug und amazon-Abrechnungen eingelesen. Nexus ermittelt nun, welche Rechnung
bezahlt wurde und erzeugt eine entsprechende
Ausgleichsbuchung. NEXUS erledigt das, was Fritz vorher von
Hand erledigt hat. Gebühren- und Währungsumrechnungen
werden dabei auch gleich verbucht. Ganz nebenbei prüft NEXUS auch noch die
rechnerische Richtigkeit der PayPal- und amazon-Abrechnungsdaten. Von Anfang an herrscht durch das OP-Buchungsverfahren Klarheit über jede Buchung. Also über ausgehende Rechnungen,
Zahlungseingänge, Gebühren, Steuern usw. Jede Buchung kann nun genau
zurückverfolgt werden. So werden Abrechnungsfehler sehr leicht
erkannt und das Finanzamt ist auch zufrieden. Paulchen entscheidet sich für NEXUS. Er braucht nur wenig Zeit, um alle
Rechnungen und Zahlungen mit NEXUS zu verarbeiten. Nun schickt er die von NEXUS erzeugten
Dateien im DATEV-Format an seinen Steuerberater Fritz, der sie
direkt in sein Finanzbuchhaltungssystem einlesen kann. Fertig! Paulchen und Fritz freuen sich: Die
Anwendung arbeitet schnell und ermöglicht eine Arbeitszeitersparnis von bis zu 95%. Die Einführung von NEXUS ist weniger
aufwändig als erwartet. dekodi begleitet Paulchen beim
Kennenlernen der Anwendung mit einer sehr umfangreichen Schulung per
Fernwartung. Vier Wochen lang kann er NEXUS
kostenlos, unverbindlich und vollumfänglich testen. Während dieser Zeit kann sich Paulchen
mit Problemen und Fragen jederzeit an die dekodi-Kundenbetreuung wenden. NEXUS wird laufend um Selling- und Zahl-Plattformen erweitert. Fragen Sie einfach die dekodi-Kundenbetreuung Mit NEXUS hat Paulchen keine Sorge
mehr vor der nächsten Betriebsprüfung. Er kann nun viel genauer kalkulieren. Überlebenswichtig im rauhen Geschäft des Online-Handels. Nachdem Fritz mit der Buchhaltung von
Paulchen viel weniger Arbeit hat, zahlt er nun an diesen auch deutlich weniger Honorar und hat nun mehr Zeit für die kreative Gestaltung
seiner T-Shirts. NEXUS Der Daten-Konverter für eCommerce-Daten. dekodi – Deutscher Konverterdienst GmbH www.dekodi.de

2 thoughts on “NEXUS – eCommerce einfach verbuchen

  1. endlich mal eine Schnittstelle die Sinn macht und nun bald auch für die JTL-WAWI.
    Die Warenwirtschaft für den online Versandhandel mit Kassensystem und einem WMS (Warehouse Management System) Lagerhaltungssystem.

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